Hybrides Arbeiten: Flexibilität bleibt ein wichtiger Erfolgsfaktor
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen in Deutschland verpflichtend elektronisch geführt und maschinell auswertbar sein.
Warum ist das wichtig?
Diese Neuerung hat weitreichende arbeitsrechtliche, datenschutzrechtliche und mitbestimmungsrechtliche Folgen.
Gibt es eine Pflicht zur digitalen Personalakte?
Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte. In der Praxis wird die elektronische Aktenführung jedoch zum Standard werden, da eine Trennung zwischen digitalen Entgeltunterlagen und papierbasierten Personalakten kaum effizient umsetzbar ist.
Was sollten Unternehmen beachten?
Besonders wichtig ist die frühzeitige Einbindung der Mitbestimmungsgremien. Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems ist regelmäßig mitbestimmungspflichtig, da entsprechende Systeme grundsätzlich zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sein können. Bei unternehmensweiten Lösungen ist häufig sogar der Gesamtbetriebsrat zuständig.
Was ist datenschutzrechtlich zu beachten?
Auch der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle. Moderne Systeme müssen nicht nur Zugriffsrechte, Protokollierung und Löschfristen abbilden, sondern bei Cloud-Lösungen auch die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Dazu gehören unter anderem Auftragsverarbeitungsverträge und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen bei Datenverarbeitung außerhalb der EU.
Fazit
Die digitale Personalakte ist weit mehr als ein Digitalisierungsprojekt. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis 2027 nutzen, um geeignete Software auszuwählen, Datenschutzanforderungen umzusetzen und die Mitbestimmung frühzeitig einzubinden. So lassen sich rechtliche Risiken vermeiden und zukunftssichere Prozesse schaffen.
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